Documentation utilisateur

Guide complet de l'application Promo Hub — gestion des promotions culturelles et musicales du webzine Froggy's Delight.

🎵 Introduction

Promo Hub est l'outil interne de Froggy's Delight permettant de centraliser et gérer les emails de promotion reçus des attachés de presse. L'application traite automatiquement deux boîtes email, extrait les informations clés grâce à l'IA, et permet à l'équipe de chroniqueurs de s'approprier les fiches. Cela permet également à l'administrateur de suivre l'avancement des chroniques.

📬 Boîte Musique

Emails reçus dans le label Gmail "PromoMusique". Analysés automatiquement par l'IA pour extraire artiste, titre, type et résumé.

🎭 Boîte Spectacles

Emails de la boîte Froggy's Delight filtrés par mots-clés (invitation, vernissage, voyage de presse...). Insérés sans IA.

🔑 Accès à l'application

Interface publique (chroniqueurs)

Accessible directement via l'URL de l'application. Permet de consulter les fiches, filtrer, rechercher et s'assigner des promotions. Aucun mot de passe requis.

Interface admin

Accessible via le bouton ACCÈS ADMIN ou en naviguant vers /admin. Une fenêtre de connexion apparaît — entrez vos identifiants administrateur.

💡 Astuce : En mode admin, un bandeau [MODE ADMIN] vert apparaît dans le header. Des boutons supplémentaires sont visibles sur chaque fiche (Masquer, Modifier, Supprimer).

🔍 Les filtres

La barre de navigation propose deux types de filtres cumulables : par type de contenu et par chroniqueur. Les filtres sont actifs dès le clic et rechargent la page avec les résultats correspondants.

Filtre par type

Permet d'afficher uniquement les fiches d'un type de contenu spécifique. Le filtre actif est mis en surbrillance en vert.

Type Badge Description
Tous — Affiche toutes les fiches sans distinction
Album Album Sorties d'albums complets
EP EP Mini-albums et extended plays
Single Single Titres individuels
Clip Clip Vidéoclips musicaux
Concert Concert Concerts et tournées
Théâtre Théâtre Spectacles de théâtre et pièces
Festival Festival Festivals musicaux et culturels
Livre Livre Parutions littéraires
Exposition Exposition Expositions et vernissages
Cinéma Cinéma Films et avant-premières

Filtre par chroniqueur (Staff)

Permet de voir uniquement les fiches assignées à un membre de l'équipe spécifique. Très utile pour chaque chroniqueur qui souhaite retrouver rapidement ses propres assignations.

  • Cliquez sur Tous pour revenir à l'affichage complet
  • Cliquez sur votre nom pour voir uniquement vos fiches
  • Le filtre actif est mis en surbrillance verte
💡 Astuce : Les filtres Type et Staff sont cumulables. Vous pouvez par exemple filtrer sur "Album" + "David" pour voir uniquement les albums assignés à David.

▦ Vue Blocs / ☰ Vue Tableau

Deux modes d'affichage sont disponibles, accessibles via les boutons en haut à gauche de la navigation.

▦ Vue Blocs

Affichage en grille de cartes. Idéal pour parcourir visuellement les fiches avec aperçu du résumé. Vue par défaut.

☰ Vue Tableau

Affichage dense en liste. Idéal pour parcourir rapidement un grand nombre de fiches. Toutes les infos clés en une ligne.

💡 Mémorisation : L'application mémorise votre préférence d'affichage dans votre navigateur. Elle sera restaurée à chaque visite.

🃏 Les fiches

Chaque promotion est représentée par une fiche. En vue Blocs, elle affiche :

  • Badge coloré — indique le type de contenu
  • Date de sortie — en vert
  • Titre — Artiste - Titre de l'œuvre
  • Résumé — aperçu des 5 premières lignes
  • Bouton Écouter / Voir — lien direct vers le contenu (si disponible)
  • Expéditeur — email de l'attaché de presse (pour Théâtre, Exposition, Cinéma)
  • Sélecteur de chroniqueur — pour s'assigner la fiche
⚠️ Note : Cliquer n'importe où sur la carte ouvre la modale de détail. Pour interagir avec le sélecteur de chroniqueur ou les boutons, cliquez directement dessus — le clic est isolé et n'ouvrira pas la modale.

👤 Assigner un chroniqueur

Chaque fiche dispose d'un menu déroulant permettant de s'assigner ou d'assigner une promotion à un membre de l'équipe. On ne peut affecter un chroniqueur qu'en mode Blocs (le mode tableau n'est là que pour faciliter la lecture)

1
Ouvrez le menu déroulant

Cliquez sur "Non assigné" en bas de la fiche pour voir la liste des chroniqueurs.

2
Choisissez un nom

Sélectionnez votre nom ou celui du chroniqueur concerné. La mise à jour est instantanée.

3
Confirmez dans la minute

Un compte à rebours de 60 secondes s'affiche — vous pouvez encore corriger votre choix pendant ce délai.

🔒 Système de verrouillage

Pour éviter qu'un chroniqueur "vole" le choix d'un autre, l'application verrouille les assignations après 60 secondes.

✅ Assigné ! Modification possible pendant 60s...
↓ après quelques secondes
🔒 Verrouillage dans 45s...
↓ après 60 secondes
🔒 Choix verrouillé
SituationComportement
Pendant les 60 premières secondes Le choix peut encore être modifié librement
Après 60 secondes La liste est grisée et verrouillée — plus de modification possible
Tentative de "vol" Message d'erreur orange indiquant par qui et combien de temps reste
Remettre sur "Non assigné" Déverrouille immédiatement la fiche pour tout le monde
Mode Admin Peut toujours modifier, même verrouillé

🔎 Recherche

La barre de recherche permet de filtrer les fiches par texte libre. La recherche porte sur :

  • Le nom de l'artiste
  • Le titre de l'œuvre
  • Le contenu du résumé

Tapez votre recherche et cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Entrée. La recherche est cumulable avec les filtres Type et Staff.

💡 Exemple : Filtrer sur "Théâtre" + rechercher "Paris" affichera uniquement les spectacles de théâtre mentionnant Paris dans leur résumé.

⚙️ Mode Administration ADMIN

Le mode admin donne accès à des fonctionnalités supplémentaires non disponibles aux chroniqueurs :

📥 Créer une fiche

Saisie manuelle d'une promotion sans passer par l'IA.

✏️ Modifier une fiche

Correction de n'importe quel champ d'une fiche existante.

✅ Masquer une fiche

Archive la fiche sans la supprimer définitivement.

🗑️ Supprimer une fiche

Suppression définitive et irréversible de la base.

☑️ Cocher "Traité"

Marque une fiche comme traitée dans le dashboard.

📊 Stats Cron

Statistiques de la dernière synchronisation email + logs.

📥 Créer une fiche manuellement

Accessible via le bouton Créer une fiche dans la barre admin. Permet d'ajouter manuellement une promotion sans passer par l'email ou l'IA.

ChampObligatoireDescription
ArtisteNonNom du groupe, artiste ou troupe
TitreOuiTitre de l'album, spectacle ou événement
TypeOuiCatégorie parmi les types disponibles
Date de sortieNonFormat JJ-MM-AAAA
Lien médiaNonURL YouTube, Spotify, dossier de presse...
Email attaché de presseNonAdresse email de contact
Résumé / ContenuOuiDescription de la promotion

✏️ Modifier une fiche

Le bouton Modif sur chaque fiche (mode admin) ouvre un formulaire pré-rempli avec les données actuelles. Modifiez les champs souhaités et cliquez sur Mettre à jour.

💡 Note : Les modifications sont tracées dans le Dashboard via la section "Dernières fiches modifiées".

✅ Masquer et supprimer

✅ Masquer

Archive la fiche — elle disparaît de l'interface mais reste en base de données. Action réversible par l'admin. Utilisé quand une promotion a été traitée.

🗑️ Supprimer

Suppression définitive et irréversible. Une confirmation est demandée. À utiliser uniquement pour les doublons ou erreurs de saisie.

⚠️ Attention : La suppression est irréversible. En cas de doute, préférez le masquage. L'admin dispose d'un bouton Effacer tous les traités pour faire le ménage en masse des fiches masquées.

📬 Synchronisation email (Cron)

L'application synchronise automatiquement deux boîtes email toutes les heures. Chaque synchronisation traite jusqu'à 10 emails par boîte.

Boîte Musique (Gmail — PromoMusique)

  • Emails non lus dans le label Gmail "PromoMusique"
  • Analysés par l'IA Mistral pour extraire automatiquement : artiste, titre, type, date de sortie, résumé et lien d'écoute
  • Doublons détectés et ignorés automatiquement

Boîte Spectacles (Froggy's Delight)

  • Emails filtrés par mots-clés d'inclusion : invitation, vernissage, voyage de presse, avant-première, accréditation...
  • Emails exclus si : contient newsletter, abonnement, expéditeur noreply, domaine La Terrasse...
  • Type détecté automatiquement par mots-clés (théâtre, cinéma, festival...)
  • Pas d'appel IA — le sujet devient le titre, le corps devient le résumé

Forcer une synchronisation

En cas d'urgence, l'admin peut déclencher manuellement la synchronisation via 📊 Stats Cron → 🔄 Forcer le cron-sync.

Visualiser les logs

Le bouton 📋 Voir les logs dans la popin Stats Cron affiche le détail de la dernière synchronisation : emails traités, doublons détectés, erreurs éventuelles. Les logs sont effacés et réécrits à chaque nouvelle synchronisation.

📊 Dashboard

Accessible via le lien Dashboard dans la barre admin. Page dédiée offrant une vue synthétique de l'activité.

SectionContenu
Chiffres clés Fiches actives, non assignées, traitées, masquées
Répartition chroniqueurs Pour chaque chroniqueur : nombre assigné, traités, ratio en %, jauge visuelle
Dernières fiches ajoutées Les 5 fiches les plus récemment importées
Dernières fiches modifiées Les 10 fiches les plus récemment modifiées avec date
Dernier cron-sync Date, nombre d'emails importés par boîte, appels IA
💡 Lecture de la jauge chroniqueur : La barre verte indique le pourcentage de fiches assignées qui ont été cochées "Traité". Une barre vide signifie que le chroniqueur n'a encore traité aucune de ses fiches. Le compteur "Traitées" s'affiche en orange si le ratio est inférieur à 50%.